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飲み会の幹事は面倒?いやいや幹事はお得がいっぱい!幹事のやり方も紹介

飲み会幹事

会社の歓迎会や送別会、友人との飲み会などで幹事さんっていっつも大変だなーっと思いますよね。

 

でも実は幹事って要領させ抑えとけばお得だらけなんですよ。

 

わたしは飲み会がある時は率先して幹事を引き受けてます!

慣れてくると意外と簡単ですよ。

 

幹事を要領よくこなす方法と幹事が得をする方法をご紹介していきます。

 

 

 

 

幹事の役割

新入社員や初めて幹事を任された時に何をすればいいんだろうって思いますよね。

幹事の役割は主にこんな感じです。

  • 日程調整
  • 人数調整
  • お店選びと予約
  • 飲み会の案内・告知
  • 当日の進行役
  • 会計処理

これだけ見ると「うわー面倒くさー」って思いますよね。

でも、実際にやってみると意外に簡単ですよ。

あとで幹事のやり方をご紹介します。

 

幹事は結構お得!

じゃあこれだけ面倒なことをやって何が得なの?ってことで。。

幹事をやることでポイントを総取りできることが一番のメリットです!

 

え、それだけ?って思われるかもしれませんが、いやいやこれってかなりお得ですよ。

お店選びを工夫すれば当日の自分の会費以上にお得になります!

 

実際わたしは自分の会費分はポイントですべて還元されています

 

どのようにしてポイントをゲットできているのかご紹介します。

 

ホットペッパーグルメで予約をしよう

誰もが知っている「ホットペッパーグルメ

使ったことがある方は知っているとは思いますが、ホットペッパーで予約をすることで通常であれば「人数✕50ポイント」がPontaポイントとしてもらえます。

 

飲み会人数が30人だとすると、1,500円分がPontaポイントとして還元される計算です。

札幌の飲み会コースの平均が3,500円くらいなので、約半額分がポイントで還元されます。

 

さらに飲み会コースの種類によっては、「ポイント3倍」「ポイント5倍」のコースがあります!

 

つまり、ポイント5倍の場合は「人数✕(50ポイント✕5)」となるので、飲み会人数が30人だとすると7,500円分のPontaポイントが貯まるんです!

これで、もう会費分以上の元が取れますね!

 

ホットペッパーお食事券でさらにポイント還元!

ホットペッパーには「お食事券」というものがあります。

購入したお食事券代金分が当日の会計から引かれるというものなんですが、お食事券を購入すると購入金額の約2%分がPontaポイントとしてもらえます!

 

さらに、クレジットカードでお食事券を買うとクレジットカード分のポイント還元も受けられます

 

事前に予想される当日の合計支払い額分のお食事券を購入することで、お食事券分(約2%)とクレジットカード分(約1%)のポイントが受け取れるんです。

 

さらに、店舗によっては支払った金額以上のお食事券を発行している所もあるためとってもお得ですよ(数は少ないです)。

 

ただし!注意しないといけないのは、飲み会後にレシートや領収証を発行してもらう際にお食事券分が割り引かれた額が印字されるので、提出を求められる場合はこの方法はやめましょう

 

外食モニターサイトを利用する

いわゆる「覆面調査」や「ミステリーショッパー」といわれるものです。

対象店舗で飲食をして、後日アンケートに答えると、飲食代金の一部がポイントで還元されます。

 

わたしもやったことがありますが、飲食代金の半額がポイントとして還元されました(還元上限5,000円まででした)!

 

外食モニターサイトはこちら

ファンくる

 

ポイント還元率だけでお店とコースは選んではいけない!

ホットペッパーのポイント還元方法をご紹介しましたが、注意しないといけないのはポイント還元率だけでお店選びをしてはいけないということです。

 

飲み会で大事なことは、参加する人達が楽しめる内容であるかです!

 

なので、ポイント還元率だけを重要視して、お店選びに手を抜くと、居心地が悪く最悪な飲み会になってしまいます。

 

そうならないために、ポイント還元率も意識して、なおかつ居心地のいい空間作りもできるようなお店やコース選びをしましょう。

 

支払いは迷わずクレジットカードで!

予約はホットペッパーで行い、支払いはクレジットカードでしましょう。

 

クレジットカードの還元率が1%だとすると、合計10万円の支払いをした場合、1,000円がクレジットカードのポイントとして還元されます。

 

これも幹事を引き受ける得の一つです。

 

合計の支払いが5万円以内ならウォレットアプリの「KYASH」を使えば、約3%の還元を受けられます。

 

他にも、最近増えてきている「LINE Pay」や「PayPay」などのスマホ決済アプリを使うと、キャンペーンによってはかなりの高還元を受けることができるので、お店の利用可能な決済方法も事前に調べておきましょう。

 

 

 

幹事のやり方

さて、ここまで幹事が得をする方法をご紹介しましたが、

「そうは言ってもやっぱり幹事って面倒くさそう」って言う方のために、わたしが実際にやっている幹事のやり方をご紹介します。

 

1.主役の都合や好みを聴取する

まず幹事がやることとして当日の主役の日程や好き嫌いを聞いておきましょう

 

主役とは、歓迎会であれば歓迎される人、送別会であれば送られる人です。

 

飲み会は主役のために開かれるので、まずは主役の居心地が良くなるように配慮しましょう。

 

主に聞くことは、①参加可能な日程 ②料理の好き嫌い ③2次会は行けそうか、などです。

 

2.日程を調整する

次に大まかな日程を決めておきます。

業務が忙しくなりやすい時期や次の日に仕事が入っている人が多い日程は避けましょう

 

お店の予約が取りにくいことが予想される場合は早めに行動しましょう。

 

3.お店を決めて予約をする

ここまで決まったら早めにお店を決めて予約をしてしまいましょう

 

「え、まだ人数決まってないのに?」って思われますが、大人数になると当日ギリギリまで人数が変動して結局は人数変更の連絡をしなければいけないので、大まかに参加人数を予想して予約しましょう。

 

飲み会で大事なのは、主役や参加者に居心地良くなってもらうかです!

なので、料理やお店が好みの場所の予約が取れないとどうしようもありません。

 

お店の確保は早めにしましょう!

 

お店選びのポイント
  • 予想される参加人数が入れる場所なのか
  • 他の客との距離は離れているのか(半個室や個室がオススメ)
  • コース料金が予算内か(事前に今までやった飲み会の相場を調べておく)
  • 飲み放題の内容は十分なのか(生ビール込みは絶対!)
  • 料理の品数や内容は十分なのか(主役の好みなどに配慮)
  • アクセスがしやすいか(参加者のアクセス方法に配慮)

 

4.飲み会の案内や告知をする

さて、日程やお店が決まったらさっそく飲み会の案内を出しましょう。

 

わたしは、案内状を作って掲載して、参加者に出欠の有無を書いてもらっています。

 

案内状に記載しているのは以下と通り

  • 飲み会の趣旨「歓迎会・送別会など」
  • 一言「簡単なあいさつ文など」
  • お店の情報「店舗名・住所・地図・席状況(椅子席/掘りごたつ/個室など)」
  • コース内容「省略してもいいが、わかった方が来やすい人もいる」
  • 幹事の名前と連絡先「当日お店がわからないなどの緊急連絡先として」
  • 出欠確認欄「人数が少ない部署であれば全員分の名前と出欠確認欄を作って✔をいれてもらう。人数が多い部署であれば参加する人の自由記載にする」
  • 出欠の締切日「キャンセル料発生日よりもかなり早めに設定しましょう」

 

5.お店に人数変更の連絡をする

出欠確認が約9割取れたら、その時点での予想人数をお店側に伝えて予約の変更をしましょう。

 

最初に想定した参加人数以内であればいいですが、人数を超えた場合はお店側も最初の予約人数分の席しか確保していないため、ギリギリになって人数が増えると席を確保することができなくなってしまいます。

 

予想人数が超えそうな場合は早めに店舗に連絡しましょう

 

6.《当日》集金は早めにする

人数が確定したら、簡単でいいので参加者名簿と参加費をメモしておきましょう。

また、合計金額も計算しておいて、集金後間違いがないのか確認しましょう。

 

当日幹事は早めに店舗に行き、到着した順から集金していきましょう。

 

参加者も開始前に支払いを済ませておくことで、気兼ねなく飲むことができるので居心地がよくなります。

 

可能であればこの時に最初のドリンクを聞いておくと、飲み会開始がスムーズになります。

 

当日は、①参加者名簿 ②ペン ③集金用の封筒(会費と合計金額記載) ④両替用のお金を用意しておくと支払い作業がスムーズになります。

 

7.進行役をする

幹事の仕事で一番嫌なのがこれではないでしょうか?

大勢の前で大きな声で話しをするのって緊張するし、ストレスですよね。

 

ですが、こういった場面で活躍できる能力って仕事や色々な場面で活かされるので、慣れておいて損はないです。

 

わたしも最初はしどろもどろでしたが、今では乾杯の挨拶で冗談も言えるくらい慣れました(笑)

 

それに、色々な人に自分を知ってもらえるので、その後の仕事もやりやすくなりますよ。

 

進行の役割
  • (飲み物が揃ったら)乾杯の挨拶「飲み会の趣旨の説明を手短に済ませて『乾杯!』」
  • (ラストオーダーを聞かれた後)会計「そっと席を外して会計を済ませましょう。会計している場面を見せない方がスマートです」
  • (ラストオーダーの飲み物が揃ったら)締めの挨拶「上司に締めの言葉を振りましょう。その後、主役から一言をもらって『乾杯!』」
  • (締めの挨拶が終わったら)少し歓談「席時間がある場合はその旨を告知してしばし歓談。様子を見て解散することを告知する。二次会がある場合は案内の告知」

 

8.見送りをする

幹事は最後に店を出て、席に忘れ物などがないか確認します。

主役や上司に一言挨拶をして解散しましょう。

 

まとめ

  • 幹事はポイント総取りできる
  • 予約はホットペッパーでする
  • 支払いはクレジットカードでする
  • 幹事はみんなが居心地がよくなるように配慮する
  • 進行役は仕事でも活かされるスキルなので慣れておく

さて、どうでしたでしょう。

幹事を引き受けることで仕事が増えますが、それ以上に得られるものが多くあるとわたしは思っています。

 

何よりお店選びを工夫すれば会費以上の還元を受けることができちゃいます。

 

それと、飲み会の場で活躍できれば、そのスキルはきっと仕事でも活かされるはずです。

気配りができる人は仕事もできる人が多いです。

 

そんな人になれるようにぜひあなたも幹事をやってみましょう。